Государственное учреждение образования
«Минский городской институт развития образования»

  Вебинар – это…

  Онлайн-конференция, на которой один или несколько ведущих могут проводить семинар, тренинг, презентацию или совещание для группы от одного до нескольких тысяч участников.

  Эффективный вебинар – это…

  Вебинар, который по качеству и эффективности не уступает очному семинару. А в некоторых случаях даже превосходит его!

  Подготовка к вебинару – ответственный этап. Вебинар – такое же событие, как и «живой» семинар, и готовиться к нему нужно также тщательно.

  Необходимо начать с проверки и настройки оборудования. Технические неполадки могут испортить самое яркое выступление.

  Чтобы провести вебинар, необходимо следующее оборудование:

- Компьютер с надежным подключением к Интернету;
- Веб-камера (если планируется показ видео);
- Гарнитура или микрофон.

  Компьютер

  Подойдет практически любой компьютер. Рекомендуемое требование - установленный плагин Adobe Flash Player последней версии (на 98% компьютеров он установлен по умолчанию).

Проверить версию плагина можно здесь:  http://www.adobe.com/software/flash/about/ Установить или обновить плагин можно здесь:  http://get.adobe.com/ru/flashplayer/

  Проводить вебинар можно из любого популярного интернет-браузера:

Internet Explorer (7.0 и выше);
Google Chrome;
Mozilla Firefox;
Opera.

  Подключение к Интернету

  Минимальная рекомендуемая скорость для участия в вебинаре: 256 кбит/с. Если необходимо вещать в высоком качестве (например, HD) или демонстрировать рабочий стол компьютера, понадобится более широкий канал.

  Веб-камера

  Можно использовать встроенную в ноутбук камеру или внешнюю камеру, подключаемую к компьютеру по USB или Firewire.  Качество «картинки» с внешней камеры обычно лучше, зато встроенную камеру использовать проще и быстрее.

  Необходимо обратить внимание:

Внешнюю веб-камеру необходимо подключить к компьютеру заранее, перед входом на вебинар;
Перед началом вебинара убедиться, что выбрана нужная камера.

  Микрофон и наушники

  В большинстве случаев рекомендуется использовать USB-гарнитуру с наушниками и микрофоном (обычно USB-гарнитура дает лучший звук, чем гарнитура со штекером – за счет встроенной звуковой карты).

  Использовать встроенные в ноутбук микрофон и динамики тоже можно, если заранее предусмотреть отсутствие посторонних шумов (качество звука будет немного хуже).

  Необходимо обратить внимание:

USB-гарнитуру нужно подключать заранее, до начала вебинара;
Перед началом вебинара убедиться, что выбраны нужные устройства.

  USB Гарнитуры

Микрофоны

Спикерфоны

Веб-камеры

  Хотя одним из преимуществ вебинаров является небольшая требовательность к помещению, необходимо учесть ряд деталей, чтобы вебинар прошел гладко.

Отдельное помещение

  По возможности необходимо выбирать отдельное помещение. В таком случае никто не отвлечет от выступления, кроме того, гарантируется отсутствие посторонних помех и шумов.

Если отдельного помещения нет

  Необходимо предусмотреть следующие вещи:

- В помещении должно быть максимально тихо (необходимо отключить телефоны, предупредить коллег о начале вебинара);
- Для вещания лучше использовать гарнитуру (наушники + микрофон);
- Спикер располагается так, чтобы никто из коллег не попадал в кадр во время вебинара (например, не надо располагаться перед входной дверью, в которую постоянно заходят и выходят люди).

Фон

  - Необходимо убедиться, что задний фон соответствует деловому стилю, является однотонным и не содержит мелких деталей;
  - Не располагаться перед окнами или рядом с ними, чтобы не получить «засвеченную» картинку.

Одежда

  Выбирая одежду, необходимо учитывать две рекомендации:

- Веб-камера лучше передает монотонные расцветки;
- Избегать узоров в мелкую полоску или клетку, они могут рябить.

Освещение

  Слабая освещенность сильно влияет на качество картинки, даже если хорошая камера. Поэтому необходимо позаботиться о дополнительном освещении заранее. Вместо профессионального оборудования можно использовать обычные настольные лампы или светильники.

Выбор даты и времени

  Есть несколько вариантов, когда лучше провести вебинар. Рекомендуется следующее время для разных типов вебинаров:

  1. Вебинар для сотрудников учреждения:

  Понедельник, пятница: 15.30-17.30

  Большинство вебинаров проходят именно в это время. Вероятно, это связано с тем, что сотрудники меньше всего загружены рутинной работой и готовы к обучению именно в начале или конце недели.

  2. Вебинар для внешних участников

  Вторник-четверг: 12.00-16.00

  Данные вебинары лучше проводить, наоборот, в середине недели, когда наступает пик рабочей активности. Для проведения вебинара необходимо выбирать дообеденное или послеобеденное время.

  Внимание:

  Приведенные данные являются только общими рекомендациями, а не абсолютным фактом. В каждом конкретном случае подходящее время может быть другим.

Приглашение участников

  Есть ряд способов для привлечения участников на вебинар. Ниже приведены основные из них в порядке эффективности:

- Собственный лист рассылки;
- Личные приглашения;
- Приглашение спикеров из других учреждений;
- Собственный веб-сайт (корпоративный портал для внутренних вебинаров);
- Телемаркетинг (приглашение по телефону).

  Плюс к этому:

- Социальные сети (публикация анонсов в собственных сообществах или тематических сообществах, посвященных вебинарам);
- Реклама в поисковых системах (Яндекс, Google);
- Печатные материалы.

Оформление анонса вебинара

  Грамотно оформленный анонс может увеличить посещаемость вебинара в разы. Эти пункты должны содержаться в любом анонсе вебинара:

- Название вебинара: необходимо придумать запоминающееся и в то же время понятное и конкретное название;
- Спикеры вебинара;
- Дата и время начала, длительность вебинара;
- Цели и задачи вебинара: должны содержать набор конкретных задач, которые ставят перед собой участники вебинара;
- Содержание вебинара (в тезисной форме): в нескольких пунктах необходимо описать структуру и содержание вебинара;
- Результат: что вынесут участники из вебинара, что станет его итогом.

Обеспечение явки на вебинар

  Количество посетивших вебинар почти всегда меньше количества зарегистрированных. Это связано с рядом причин: от простой забывчивости участников до неожиданно изменившихся планов. В любом случае, нужно работать над тем, чтобы максимально увеличить количество тех, кто в конечном итоге приходит на вебинар.

- Необходимо замотивировать на участие: написать завлекающий анонс, предложить бонус только для участников;
- Необходимо настроить систему e-mail напоминаний;
- Необходимо звонить с напоминаниями: чтобы напомнить о начале.

Подготовка презентации

  При подготовке презентации для вебинара необходимо учитывать следующие особенности:

- Стараться избегать мелкого текста на слайдах (не использовать шрифты меньше 16);
- Не задерживаться на одном статичном слайде более двух-трёх минут;
- Использовать анимацию, чтобы оживить презентацию;
- Нарисовать или подчеркнуть что-то на слайде, это удобно и наглядно;
- На презентациях для вебинара допускается большее количество текста, чем на презентациях для «живых» выступлений: участники вебинара находятся ближе к изображению и уделяют ему больше внимания;
- Стараться визуализировать контент, использовать картинки и изображения.

  Выступление на вебинаре во многом похоже на «живое» выступление перед публикой и к нему применимы те же универсальные законы. Но есть и ряд особенностей, которые стоит учесть.

Длительность вебинара

  Средний вебинар длится меньше «живого» семинара. В основном, потому что удерживать внимание участников вебинара на протяжении долгого времени сложнее.

  По статистике, наиболее популярны вебинары длительностью 60 минут.

Работа с аудиторией

  Необходимо использовать следующие инструменты, чтобы привлечь внимание участников и не дать им заскучать:

- Использовать чат;
- Подключать участников и соведущих с помощью видео и голоса;
- Устраивать импровизированное интервью с одним из гостей или участников;
- Чаще задавать вопросы аудитории и просить отвечать в чате;
- Зачитывать вопросы из чата вслух (тишина – не лучший фон);
- Использовать «статусы» участников для быстрого голосования;
- Проводить опросы;
- Рисовать на виртуальной доске или слайдах (в одиночку или  вместе с участниками).

Что еще, кроме презентации?

  Не стоит ограничиваться только слайдами, можно разнообразить мероприятие следующим:

- Загружать видеоролики с Youtube или компьютера;
- Активно использовать виртуальную доску для рисования;
- Показывать документы и изображения (.doc, .xls, .pdf, .jpg, .png и т.д.).

  Работа не заканчивается с окончанием вебинара. Обязательно необходимо закрепить пройденное и сохранить контакт с участниками.  Что можно (и нужно) сделать после вебинара:

- Отправить участникам письмо с итогами вебинара и анонсом следующего мероприятия;
- Поделиться записью и презентацией (через e-mail, веб-сайт, корпоративный портал или социальные сети);
- Дать «домашнее задание»;
- Выслать материалы по мотивам опросов, которые проводились на вебинаре;
- Позвонить;
- Сделать предложение «только для участников».

  Не терять контакт! Продолжать работу с аудиторией после вебинара!

  Можно обеспечить поддержку участников после вебинара:

- Пригласить их в социальные сети или на форумы для продолжения дискуссии;
- Предложить пройти тест для самопроверки или пройти электронный тест на портале обучения;
- Сообщить, как загрузить на компьютер материалы, которые использовались на вебинаре.

  Рассказать о дополнительных материалах, которые не  вошли в вебинар, но могут быть полезны участникам. Можно кратко описать каждый файл – так слушателям будет легче ориентироваться.

Подготовка к вебинару

  1. Утвердить дату и время.
  2. Создать страницу регистрации для участников.
  3. Настроить e-mail напоминания (рекомендуется отправлять письма за 24 часа и за 30 минут до начала).
  4. Сделать анонс.
  5. Сделать презентацию.
  6. Сделать заставочный слайд с темой и временем начала вебинара (может быть первый слайд вашей презентации).
  7. Провести тестовый вебинар со спикерами вебинара, используя все инструменты, которые планируете задействовать на  вебинаре.

Перед вебинаром

  За 60 минут до начала:

- Подключиться и проверить качество звука и видео.
- Если есть еще спикеры кроме вас, подключить их и проверить качество звука и видео. 
- Загрузить и сконвертировать презентации всех выступающих.

После вебинара

  Провести e-mail рассылку по итогам вебинара.